Pemulihan data merupakan hal yang telah menjadi sangat penting dalam beberapa waktu terakhir, dan alasannya tidak lain adalah meningkatnya jumlah kasus kehilangan data. Meskipun perangkat lunak pemulihan data hampir ada di mana-mana di internet, beberapa pengguna belum mampu memahami konsep pemulihan data yang benar. Hal ini menyebabkan orang-orang mengunduh utilitas pemulihan yang tidak tepat, orang-orang mencoba utilitas gratis yang tidak banyak berguna dalam memulihkan data yang terhapus dan hilang. Ada konsep lain yang kurang dipahami, yaitu terkait kehilangan data dan kerusakan data yang akan dibahas secara rinci dalam artikel ini.
Ada perbedaan besar dalam hal pengurangan informasi dan kerusakan informasi, dan ini harus dipahami dengan tepat oleh orang tersebut agar pemulihan data memberikan hasil yang baik. Kerusakan file atau folder pada dasarnya biasanya berarti bahwa data yang ada dalam file atau folder telah terpengaruh sebagian, atau bahwa aspek file atau folder telah hilang, karena banyak alasan yang bagus, mirip dengan yang menyebabkan pengurangan data. Pemulihan file yang rusak sangat sulit dan akibatnya perangkat lunak pemulihan data tidak berguna dalam situasi seperti ini, misalnya, memulihkan bagian dari file video atau file gambar tidak berguna, karena menonton film yang dipulihkan sebagian tidak hanya sangat sulit tetapi juga tidak berguna dan melihat foto yang dipulihkan setengahnya memiliki hasil yang sama.
Pengurangan detail di sisi lain mengacu pada pengurangan atau penghapusan seluruh berkas. Skenario ini benar-benar umum pada setiap Windows dan Mac OS X, dan karena alasan ini konsumen dapat memulihkan informasi yang dihapus pada Mac menggunakan perangkat lunak pemulihan Mac yang unggul dan hal yang sama dapat diselesaikan pada Windows menggunakan alat pemulihan Windows yang sangat baik. Kehilangan data tetap fantastis untuk visual dan karenanya pemulihan foto pada OS X dapat dibuat memungkinkan dengan menggunakan perangkat lunak pemulihan foto yang baik yang dapat memulihkan gambar yang dihapus dan hilang.
Pengguna perlu terlebih dahulu memutuskan apakah berkas yang dimaksud telah dihapus, hilang, atau rusak. Jika kehilangan informasi terjadi karena kerusakan, ia harus memastikan bahwa ia akan menghubungi pakar pemulihan informasi untuk memeriksa apakah ada kemungkinan untuk memulihkan pengetahuan, atau jika ia menghadapi penurunan informasi karena pengurangan atau penghapusan dokumen, maka ia dapat memutuskan untuk mendapatkan perangkat lunak pemulihan data.