Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan apakah itu masalah mekanis atau rasional. Komplikasi yang wajar adalah ketika teknik berkas rusak dan komputer Anda tidak dapat memeriksa hasil. Biaya pemulihan data mungkin tidak terlalu besar untuk kegagalan yang wajar karena sering kali Anda dapat menggunakan sistem aplikasi untuk memindai drive untuk melihat apakah ia dapat memperoleh dokumen Anda. Dalam masalah ini, hard disk Anda sebanding dengan lemari arsip utama yang semua isinya telah tercampur aduk dan komputer pribadi Anda tidak dapat membukanya. Anda benar-benar tidak memerlukan ahli pemulihan data dalam masalah ini, tetapi cukup beberapa perangkat lunak komputer untuk mengatur ulang lemari arsip itu dan mengeluarkan data Anda.
Jika benar-benar hard disk eksternal yang memerlukan pemulihan data, sistemnya sama persis – unduh beberapa aplikasi pemulihan data dan uji untuk melihat apakah data dapat dipulihkan. Masalah mekanis memiliki bentuk yang sangat berbeda. Masalah ini biasanya disertai dengan bukti nyata bunyi klik atau suara tidak biasa lainnya. Perawatan yang terlibat di sini adalah mematikan komputer, mengeluarkan hard disk, dan menyambungkannya ke laptop atau komputer lain, biasanya menggunakan adaptor kabel USB.
Sekali lagi, Anda akan menggunakan perangkat lunak pemulihan data untuk melihat apakah isi drive dapat dipelajari. Jika Anda beruntung, Anda akan mampu mentransfer semua konten ke drive lain. Jika tidak, sekarang saatnya mencari ahli pemulihan data hard drive. Pada tahap ini, biaya pemulihan data dapat sangat bervariasi, jadi memilih yang berkualifikasi harus didasarkan pada seberapa berharganya konten tersebut bagi Anda. Jika drive berada di komputer fungsional, Anda harus menghitung biaya kehilangan produktivitas — berapa banyak waktu, sumber daya, dan daya listrik yang akan dihabiskan untuk mencoba mengulang pekerjaan, mendapatkan data yang hilang karena drive yang buruk, dan lain-lain.
Secara individual, dalam 15 tahun penggunaan laptop secara penuh, saya telah melihat sekitar 3 atau 4 hard drive rusak. Yang pertama kali saya kehilangan adalah tragis. Kejadian setelahnya tidak terlalu mengganggu saya karena saat itu (didorong oleh pengalaman pahit pertama) saya belajar untuk memiliki lebih dari satu drive cadangan! Sekarang saya menggunakan 3 drive cadangan yang berbeda (selain drive komputer terpenting saya) untuk menyimpan file pekerjaan, musik, foto, email, dan dokumen penting lainnya. Berita baiknya adalah hard drive lebih murah daripada sebelumnya sehingga mudah untuk mengeluarkan sedikit uang dalam jangka pendek, untuk mendapatkan jaminan dalam jangka panjang bahwa informasi Anda aman.